Hay personas que se la pasan corriendo, sin tiempo para nada y estresadas porque siempre están demasiado ocupadas. Resulta que todo lo que tienen que hacer no puede esperar, porque es urgente e importante. Esa no es una forma sana de vivir. Va a llegar un momento en el que se van a agotar física y emocionalmente.
Hace años escuchaba a hombres y mujeres que me contaban orgullosos cómo realizaban jornadas de 15-16 horas diarias. Semanas de 80-100 horas. Yo me quedaba impresionada y pensaba: “¿Cómo lo hacen?” Incluso llegaba a sentirme mal, porque mi vida era más tranquila y sentía que no hacía mucho. Estaba equivocada.
Durante mi época de universidad yo trabaja, estudiaba y tenía que encargarme de mi casa. A mi corta edad había adquirido más responsabilidades que cualquiera de mis compañeros. Yo no tenía tiempo de llevar la materia “Cafetería” como muchos que la llevaron durante toda la carrera. Yo llegaba a la universidad a mis clases y me iba al trabajo. Del trabajo regresaba a la universidad y luego a la casa.
Cada momento libre que tenía lo aprovechaba para avanzar en mis tareas y estudiar. No podía quedarme platicando en los corredores, porque era tiempo que después iba a necesitar.
¿Cómo hice? Pura planificación. Tengo la suerte de traer la responsabilidad en la sangre y ser organizada de forma natural. Sabía distinguir cuáles eran las tareas importantes y cuáles eran las urgentes. En base a eso hacía mi agenda y repartía mi tiempo. Pero no sólo para trabajar, sino también para descansar y dedicarle tiempo a mi familia.
No podemos pasar trabajando sin parar y sin tener el descanso adecuado, porque tarde o temprano el cuerpo nos pasa la factura. Yo soy del tipo de persona que necesita sus 8 horas de sueño y lograba reservarlas.
De acuerdo a Mackenzie, un experto en las teorías de administración del tiempo, existen 4 tipos de tareas en base a lo urgente y lo importante:
Urgentes e Importantes: Son las que tienen una fecha límite de entrega y que tienen un beneficio para nosotros. Son las que deben tener prioridad.
No Urgentes e Importantes: Son aquellas que no tienen una fecha límite, pero que igual deben hacerse. Podemos preverlas para irlas realizando con tiempo y no tener que correr. Ese tipo de tarea puede esperar, pero tampoco la podemos aplazar indefinidamente.
Urgentes y No Importantes: En estos casos es en los que podemos delegar a alguien más para que las haga. Por ejemplo, tienes que llevar a los niños al colegios, pero tu jefe te puso una reunión a la misma hora con ejecutivos que vienen del extranjero. Le puedes pedir a tu pareja o un amigo que te haga el favor de llevarlos. En lugar de estresarte porque no puedes hacer las 2 cosas al mismo tiempo.
No Urgentes y No Importantes: Obviamente que éstas se pueden aplazar o nunca hacerlas. Son actividades que no tienen fecha límite y que de cualquier forma no nos afectan. Estas son las que nos hacen perder el tiempo como estar colgados del teléfono platicando con una amiga, chateando, revisando Facebook, viendo TV, etc. Aquí es donde debemos poner atención para que sepamos aprovechar el tiempo.
El problema que se da es que en algunos casos comenzamos a aceptar trabajos extra que saturan nuestra agenda. Nos estresamos, porque quisiéramos tener días de 48 horas para salir a tiempo con todo. Estos es lo que ocurre cuando no hacemos una buena administración de nuestro tiempo y no planificamos, ¡TODO SE VUELVE URGENTE E IMPORTANTE!
Muchas veces vamos postergando tareas que no eran urgentes, pero sí importantes, porque nos resultan aburridas, porque son muy complicadas o porque simplemente no nos gustan. Si una tarea no nos gusta, simplemente no la aceptemos. Si parece muy complicada, empecemos por la parte más sencilla. Una vez que tomas impulso e inicias, le vas encontrando forma. Al menos eso me pasa a mí. ¿Son muy aburridas? Si puedes delegarla, hazlo; sino, piensa que las tareas rutinarias también son importantes para la consecución de logros. Haciendo esto, vamos a tener cada vez menos tareas urgentes e importantes y el tiempo nos va a alcanzar para hacer todo.
Otro punto importante es aprender a decir no. En los últimos días yo estaba con exceso de trabajo y seguía aceptando más tareas que no me aportaban ningún beneficio y que no quería hacer. El problema estaba en que no me atrevía a decir que no. Una vez que establecí mis prioridades, pude decidir qué iba a continuar haciendo y qué no. A veces se nos olvida la importancia de saber decir no y nos gana el miedo de herir los sentimientos de las personas a las que se lo decimos. Lo cierto es que como les he dicho en otras entradas, no le estamos diciendo no a la persona, sino a la tarea y estamos siendo fieles a nosotros mismos.
Revisen cuáles son las tareas que están haciendo y clasifíquenlas. Definan los tiempos de entrega de cada una y hagan un calendario donde pongan el tiempo que le van a dedicar a cada una. Es importante anotarlas para que no se nos olviden. Yo estoy haciendo eso y se siente tan bien cada vez que termino una y la puedo tachar de la lista.
Por último, no dejen de hacer cosas importantes por pensar que hay otras que son demasiado urgentes, pero en el fondo no son tan importantes. Es fundamental encontrar un equilibro entre el trabajo y el tiempo libre. En el calendario reserven tiempo para ustedes y para compartir con su familia y amigos. Si invierten parte de sus 24 horas diarias en actividades que disfrutan, no se van a sentir agobiados haciendo las demás.
